Organizational structure is a vital tool that helps an organization operate systematically, align with its goals, and adapt to changes in an era of complexity and high competition. This article delves into the details and factors involved in managing organizational structure from the "Organizational Management" lesson. โครงสร้างองค์กรเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินงานได้อย่างมีระบบ สอดคล้องกับเป้าหมาย และปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงในยุคที่ธุรกิจต้องเผชิญกับความซับซ้อนและการแข่งขันสูง บทความนี้จะกล่าวถึงรายละเอียดและปัจจัยต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงสร้างองค์กรจากบทเรียน “การจัดการองค์กร”
1. Meaning and Importance of Organizational Structure 1. ความหมายและความสำคัญของโครงสร้างองค์กร
Organizational structure involves defining work functions and relationships within the organization so that everyone understands their role, including the duties of colleagues. An Organization Chart shows the hierarchy of reporting and decision-making relationships. โครงสร้างองค์กร เป็นการกำหนดหน้าที่การทำงานและความสัมพันธ์ในองค์กร เพื่อให้ทุกคนเข้าใจบทบาทของตนเอง รวมถึงหน้าที่ของเพื่อนร่วมงาน แผนผังองค์กร (Organization Chart) แสดงลำดับขั้นในการรายงานงาน และความสัมพันธ์ในการตัดสินใจ
Importance:
- Increases operational efficiency.
- Reduces work redundancy.
- Helps create clarity in roles and responsibilities.
ความสำคัญ:
เพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน
ลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน
ช่วยสร้างความชัดเจนในบทบาทและความรับผิดชอบ
2. Determinants of Organizational Structure 2. ปัจจัยที่กำหนดโครงสร้างองค์กร
Organizational structure must consider the following key factors: โครงสร้างองค์กรต้องพิจารณาปัจจัยสำคัญดังนี้:
- Mission: The goal or vision the organization aims to achieve. พันธกิจ (Mission): เป้าหมายหรือวิสัยทัศน์ที่องค์กรมุ่งหมาย
- Strategy: The approach to creating a competitive advantage. กลยุทธ์ (Strategy): แนวทางการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน
- Size: Larger organizations tend to have more complex structures. ขนาดองค์กร (Size): องค์กรขนาดใหญ่มักมีความซับซ้อนในโครงสร้างมากกว่า
- Internal Environment: Resource management, personnel, and organizational culture. สภาพแวดล้อมภายใน (Internal Environment): การบริหารทรัพยากร บุคลากร และวัฒนธรรมองค์กร
- External Environment: Changes in the economy, technology, and competition. สภาพแวดล้อมภายนอก (External Environment): การเปลี่ยนแปลงของเศรษฐกิจ เทคโนโลยี และการแข่งขัน
3. Job Specialization and Departmentalization 3. การแบ่งงานและการรวมกลุ่มงาน
Job Specialization การแบ่งงาน (Job Specialization)
Job specialization refers to identifying and defining specific duties requiring expertise, such as production, sales, or marketing. Specialization helps increase agility and efficiency. การแบ่งงานหมายถึงการระบุและกำหนดหน้าที่เฉพาะที่ต้องการความเชี่ยวชาญ เช่น การผลิต การขาย หรือการตลาด การแบ่งงานช่วยเพิ่มความคล่องตัวและประสิทธิภาพ
Departmentalization การรวมกลุ่มงาน (Departmentalization)
Departmentalization can be categorized into several forms: การรวมกลุ่มงานแบ่งออกได้หลายรูปแบบ:
- Functional: e.g., Marketing Dept, HR Dept. ตามหน้าที่ (Functional): เช่น ฝ่ายการตลาด ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์
- Product: e.g., Consumer Goods or Industrial Goods. ตามผลิตภัณฑ์ (Product): เช่น กลุ่มสินค้าอุปโภคบริโภคหรือสินค้าอุตสาหกรรม
- Process: e.g., Cutting Dept and Packaging Dept. ตามกระบวนการ (Process): เช่น แผนกตัดเย็บและแผนกบรรจุภัณฑ์
- Customer: Focus on specific groups, e.g., Corporate or Individual. ตามลูกค้า (Customer): เน้นให้บริการเฉพาะกลุ่ม เช่น ลูกค้าองค์กรใหญ่หรือบุคคลทั่วไป
- Geographic: Structuring by geography, e.g., Regional Offices. ตามพื้นที่ (Geographic): การจัดโครงสร้างตามภูมิศาสตร์ เช่น สำนักงานภูมิภาค
4. Centralization and Decentralization 4. การกระจายอำนาจ (Centralization and Decentralization)
Decision-making structures can be divided into two main types: โครงสร้างการตัดสินใจในองค์กรสามารถแบ่งได้เป็น 2 รูปแบบหลัก:
- Centralization: Key decisions are made by top management. Suitable for organizations requiring control. การรวมศูนย์ (Centralization): การตัดสินใจสำคัญดำเนินการโดยผู้บริหารระดับสูง เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการการควบคุม
- Decentralization: Decision-making authority is distributed to the operational level to increase agility. การกระจายอำนาจ (Decentralization): อำนาจการตัดสินใจถูกกระจายสู่ระดับปฏิบัติการเพื่อเพิ่มความคล่องตัว
5. Delegation 5. การมอบหมายงาน (Delegation)
Delegation is a crucial process enabling management to handle tasks effectively, consisting of 3 main steps: การมอบหมายงาน เป็นกระบวนการสำคัญที่ช่วยให้ผู้บริหารสามารถจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยประกอบด้วย 3 ขั้นตอนหลัก:
- Assigning Responsibility: Assigning clear duties. กำหนดความรับผิดชอบ (Assigning Responsibility): มอบหมายหน้าที่ที่ชัดเจน
- Granting Authority: Giving the right to make decisions. การให้อำนาจ (Granting Authority): ให้สิทธิ์ในการตัดสินใจ
- Creating Accountability: Monitoring performance results. สร้างความรับผิดชอบ (Creating Accountability): การติดตามผลการดำเนินงาน
6. Types of Organizational Structures 6. รูปแบบของโครงสร้างองค์กร
- Functional Structure: Suitable for specialized organizations, e.g., Banks. โครงสร้างแบบหน้าที่ (Functional Structure): เหมาะสำหรับองค์กรที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เช่น ธนาคาร
- Divisional Structure: Suitable for companies with diverse products, e.g., Tech companies. โครงสร้างแบบแผนก (Divisional Structure): เหมาะสำหรับบริษัทที่มีผลิตภัณฑ์หลากหลาย เช่น บริษัทเทคโนโลยี
- Matrix Structure: A mix of structures for specific projects. โครงสร้างแบบเมทริกซ์ (Matrix Structure): เป็นการผสมผสานโครงสร้างหลายรูปแบบในโครงการเฉพาะกิจ
- International Structure: Focus on global operations. โครงสร้างนานาชาติ (International Structure): เน้นการดำเนินงานในตลาดโลก
- Team Organization: Focus on project-based work, reducing hierarchy. องค์กรทีม (Team Organization): เน้นการทำงานแบบโครงการ ลดความซับซ้อนของลำดับชั้น
- Learning Organization: Creates opportunities for learning and adapting to change. องค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization): สร้างโอกาสการเรียนรู้และปรับตัวต่อความเปลี่ยนแปลง
- Virtual Organization: Minimal resource usage, flexible structure. องค์กรเสมือน (Virtual Organization): เน้นการใช้ทรัพยากรน้อยที่สุด มีโครงสร้างที่ยืดหยุ่น
8. The Role of Informal Organization 8. บทบาทขององค์กรที่ไม่เป็นทางการ
Informal Organization/Networks play a key role, such as creating
networks and communication among employees. Using the Grapevine means managers
must open communication channels and correct misinformation.
เครือข่ายที่ไม่เป็นทางการ (Informal Organization) มีบทบาทสำคัญ เช่น
การสร้างเครือข่ายและการสื่อสารระหว่างพนักงาน
การใช้ Grapevine หรือการที่
ผู้จัดการต้องเปิดช่องทางการสื่อสารและแก้ไขข้อมูลที่ผิด
Credits: Compiled by Asst. Prof. Dr. Parameth Voraseyanont, Graduate School of Management and Innovation, KMUTT. Ref: CRAFT LAB. เรียบเรียงโดย ผศ. ดร. ปารเมศ วรเศยานนท์ บัณฑิตวิทยาลัยการจัดการและนวัตกรรม มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี อ้างอิง: CRAFT LAB
